Americans with Disabilties Act

This Complaint/Grievance Procedure is established to meet the requirements of the Americans with Disabilities Act of 1990 ("ADA") and Section 504 of the Rehabilitation Act of 1973. It may be used by any person who believes that they, individually or as a member of a specific class of individuals, has been subjected to discrimination on the basis of disability in the provision of services, activities, programs, or facilities of the City of Redwood City.   Use of this procedure is not a prerequisite to the pursuit of other remedies.

Grievances by City employees relating to matters within the scope of employment are excluded from this procedure.  City employees should refer to the procedures in the City's Policy Against Workplace Harassment, Discrimination, and Retaliation.

Filing complaints

Any person who believes that they, individually or as a member of any specific class of individuals, have been discriminated against on the basis of disability in terms of access or opportunity to participate in City services, activities, programs, or facilities may file a complaint with the City’s ADA Coordinator. The complaint may be filed by the person or their authorized representative.

Complaints must:

1. Be in writing. If assistance is needed, the complainant may call the ADA Coordinator at (650)780-7060. The ADA Coordinator will interview the complainant, transcribe their allegations, and provide the written complaint to the complainant or their representative. Alternative means of filing complaints will be made available for persons with disabilities upon request.
2. Present a detailed description of the issues, including name, address, and phone number of complainant and location, date, witnesses, description of the alleged discrimination, and remedy requested.
3. Be filed by the complainant or their representative as soon as possible, but no later than one hundred eighty (180) calendar days after the date of the alleged violation.

Complaints may be mailed, emailed, or submitted in person to:

Derek Wolfgram
ADA Coordinator
City of Redwood City
1044 Middlefield Road
Redwood City, CA 94063
dwolfgram@redwoodcity.org

No person who files a complaint, nor any person who cooperates in the investigation of the complaint, shall be subjected to retaliation, and the City shall take reasonable steps to protect such persons form retaliatory actions.

Every effort will be made to obtain early resolution of complaints. Prior to filing a complaint and at any time during an investigation, the complainant may contact the ADA Coordinator at (650) 780-7060 to attempt to informally resolve the matter.

Complaints may also be filed with:

• The United States Department of Justice, Civil Rights Division. For more information, contact 202-514-3847 or visit https://civilrights.justice.gov/.

Investigation of Complaints

1. The ADA Coordinator will assign a number to each complaint, and each will be included in the City’s ADA Complaint Log.
   
   
2. Within ten (10) business days of receiving the complaint, the ADA Coordinator will send the complainant a written acknowledgement of receipt.
    
3. Within fifteen (15) business days of receiving the complaint, the ADA Coordinator will determine whether the complaint concerns matters under the City’s jurisdiction, is timely filed, and contains sufficient information. If timeliness or jurisdiction is unclear, or the complaint is insufficient, the ADA Coordinator will contact the complainant to acquire additional information.
   
   
4. Timely sufficient complaints concerning matters under the City’s jurisdiction will be investigated by the ADA Coordinator. Investigations may include interviewing the complainant, City employees, and/or witnesses and obtaining records and other evidence. At the conclusion of the investigation, the ADA Coordinator will prepare an investigation report.
   
   
5. Within ninety (90) business days of receiving the complaint, the ADA Coordinator will issue to the complainant one of the following:

• A Dismissal Letter stating that the complaint was procedurally dismissed as untimely, outside the City’s jurisdiction, and/or insufficient;
• A Closure Letter summarizing the allegations and investigation findings, and stating that, based upon the investigation, an ADA violation did not occur, and the complaint will be closed; or
• A Letter of Finding summarizing the allegations and investigation findings and informing the complainant of any corrective action(s) the City will take. All responses will also include notice of the appeal process. 

6. If a complaint is found to have merit, the ADA Coordinator will work with relevant City staff to ensure corrective action(s) is/are taken.

Upon request, any notices and responses will be provided in a format accessible to the complainant, such as large print, Braille, or audio or video recording.

If more time is required at any stage of the investigation, the ADA Coordinator shall notify the complainant of the estimated time frame for completing the investigation and issuing a determination.

Appeal Process

If the complainant is unsatisfied with the ADA Coordinator’s determination, they may file an appeal with the City Manager or their designee. The appeal must be in writing and filed with the City Clerk’s Office within fifteen (15) business days of the date of the determination. Appeals must be received by 5:00 pm on the 15^th day. Alternative means of filing appeals will be made available for persons with disabilities upon request.

The appeal must include the complaint number, complainant’s name, address and contact information, the date of the determination being appealed, the grounds for the appeal, and any written materials the complainant wants the City Manager or their designee to consider.

An appeal hearing will be scheduled within thirty (30) business days of the City Clerk’s receipt of a written appeal. Written notice of the time and date of the appeal hearing will be mailed to the complainant at least ten (10) business days prior to the hearing at the address provided on the written appeal. Within thirty (30) business days of the appeal hearing, the City Manager or their designee will issue a decision, which may reverse, affirm, or modify in any respect the determination being appealed. The City Manager, or their designee’s, decision is administratively final and not subject to further administrative review.

Upon request, any notice and decisions will be provided in a format accessible to the complainant, such as large print, Braille, or audio or video recording.

Records of the action taken on each complaint at each level of the grievance process shall be maintained for three years.

Este Procedimiento de Quejas/Reclamaciones se estableció para cumplir con los requisitos de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades de 1990 ("ADA") y la Sección 504 de la Ley de Rehabilitación de 1973. Puede ser utilizado por cualquier persona que crea que, individualmente o como miembro de una clase específica de personas, ha sido objeto de discriminación por motivos de discapacidad en la prestación de servicios, actividades, programas o instalaciones de la Ciudad de Redwood City. El uso de este procedimiento no es un requisito previo para la búsqueda de otros recursos.

Las quejas de los empleados de la Ciudad relacionadas con asuntos dentro del ámbito del empleo están excluidas de este procedimiento. Los empleados de la ciudad deben consultar los procedimientos de la Política de la Ciudad contra el acoso, la discriminación y las represalias en el lugar de trabajo.

Presentación de quejas

Cualquier persona que crea que, individualmente o como miembro de cualquier clase específica de personas, ha sido discriminada por motivos de discapacidad en términos de acceso u oportunidad de participar en los servicios, actividades, programas o instalaciones de la Ciudad puede presentar una queja. con el Coordinador de ADA de la Ciudad. La denuncia puede ser presentada por la persona o su representante autorizado.

Las quejas deben:

1. Estar por escrito. Si necesita ayuda, el denunciante puede llamar al Coordinador de ADA al (650)780-7060. El Coordinador de ADA entrevistará al denunciante, transcribirá sus alegaciones y entregará la denuncia por escrito al denunciante o a su representante. Los medios alternativos para presentar quejas estarán disponibles para las personas con discapacidades que lo soliciten.

2. Presentar una descripción detallada de los problemas, incluidos el nombre, la dirección y el número de teléfono del denunciante y el lugar, la fecha, los testigos, la descripción de la supuesta discriminación y la reparación solicitada.

3. Ser presentado por el denunciante o su representante a la brevedad posible, pero no más tarde de ciento ochenta (180) días naturales después de la fecha de la supuesta infracción.

Las quejas pueden enviarse por correo, correo electrónico o presentarse en persona a:

Derek Wolfgram Coordinador de ADA Ciudad de Redwood City
1044 Camino del campo medio
Redwood City, CA 94063
dwolfgram@redwoodcity.org

Ninguna persona que presente una denuncia, ni ninguna persona que coopere en la investigación de la denuncia, será objeto de represalias, y la Ciudad tomará medidas razonables para proteger a dichas personas de las acciones de represalia.

Se hará todo lo posible para obtener una pronta resolución de las quejas. Antes de presentar una queja y en cualquier momento durante una investigación, el denunciante puede comunicarse con el Coordinador de ADA al (650) 780-7060 para intentar resolver el asunto de manera informal.

También se pueden presentar denuncias ante:

• El Departamento de Justicia de los Estados Unidos, División de Derechos Civiles. Para obtener más información, comuníquese al 202-514-3847 o visite https://civilrights.justice.gov

Investigación de Quejas

1. El coordinador de ADA asignará un número a cada queja y cada una se incluirá en el registro de quejas de ADA de la Ciudad.

2. Dentro de los diez (10) días hábiles posteriores a la recepción de la denuncia, el Coordinador de ADA enviará al denunciante un acuse de recibo por escrito.

3. Dentro de los quince (15) días hábiles posteriores a la recepción de la queja, el Coordinador de ADA determinará si la queja se refiere a asuntos bajo la jurisdicción de la Ciudad, se presentó a tiempo y contiene suficiente información. Si los plazos o la jurisdicción no están claros, o la denuncia es insuficiente, el coordinador de la ADA se comunicará con el denunciante para obtener información adicional.

4. El Coordinador de ADA investigará las quejas oportunas y suficientes sobre asuntos bajo la jurisdicción de la Ciudad. Las investigaciones pueden incluir entrevistar al denunciante, empleados de la Ciudad y/o testigos y obtener registros y otras pruebas. Al concluir la investigación, el Coordinador de ADA preparará un informe de investigación.

5. Dentro de los noventa (90) días hábiles posteriores a la recepción de la queja, el Coordinador de ADA emitirá al denunciante uno de los siguientes:

• Una carta de desestimación que indique que la queja fue desestimada procesalmente por ser extemporánea, estar fuera de la jurisdicción de la Ciudad y/o insuficiente;
• Una carta de cierre en la que se resuman las alegaciones y los resultados de la investigación, y en la que se indique que, según la base de investigación, no se produjo una infracción de la ADA y que la denuncia se cerrará; o
• Una Carta de Conclusiones en la que se resuman las alegaciones y los resultados de la investigación y en la que se informe al denunciante de las medidas correctivas que adoptará la Ciudad.

Todas las respuestas también incluirán un aviso del proceso de apelación.

6. Si se determina que una queja tiene mérito, el Coordinador de ADA trabajará con el personal de la Ciudad correspondiente para garantizar que se tomen las medidas correctivas.

Previa solicitud, los avisos y las respuestas se proporcionarán en un formato accesible para el denunciante, como letra grande, Braille o grabación de audio o video.

Si se requiere más tiempo en cualquier etapa de la investigación, el Coordinador de ADA notificará al denunciante el plazo estimado para completar la investigación y emitir una determinación.

Proceso de Apelación

Si el denunciante no está satisfecho con la determinación del Coordinador de la ADA, puede presentar una apelación ante el administrador de la ciudad o su designado. La apelación debe ser por escrito y presentada en la Oficina del Secretario Municipal (City Clerk’s Office) dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de la determinación. Las apelaciones deben ser recibidas antes de las 5:00 p. m. del día 15. Se pondrán a disposición de las personas con discapacidades medios alternativos para presentar sus apelaciones previa solicitud.

La apelación debe incluir el número de queja, el nombre del demandante, la dirección y la información de contacto, la fecha de la determinación que se apela, los motivos de la apelación y cualquier material escrito que el demandante desee que el Administrador de la Ciudad o su designado consideren.

Se programará una audiencia de apelación dentro de los treinta (30) días hábiles posteriores a la recepción de la apelación por escrito por parte del Secretario Municipal (City Clerk’s Office) Se enviará por correo al denunciante un aviso por escrito de la hora y la fecha de la audiencia de apelación al menos diez (10) días hábiles antes de la audiencia a la dirección proporcionada en la apelación por escrito. Dentro de los treinta (30) días hábiles posteriores a la audiencia de apelación, el Administrador de la Ciudad o su designado emitirá una decisión que puede revertir, afirmar o modificar en cualquier aspecto la determinación que se apela. La decisión del Administrador de la Ciudad, o la persona que este designe, es administrativamente definitiva y no está sujeta a ninguna otra revisión administrativa.

A petición del interesado, las notificaciones y decisiones se facilitarán en un formato accesible para el demandante, como por ejemplo en letra grande, en Braille o en una grabación de audio o video.

Los registros de las medidas adoptadas en cada nivel del proceso de reclamación se mantendrán durante tres años.